Requirement
Document ( Dokumen Kebutuhan )
Requirement
Document (RD) yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan . Dokumen RD
hendaknya jelas dan lengkap sehingga tim proyek (Project Team (PT)) dapat
dengan mudah dan mengerti tentang masalah yang dihadapi oleh user dan juga
dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut. Petunjuk pertama dapat
berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh user dan tim proyek.
Dokumen
RD menyatakan tentang masalah-masalah yang dihadapi user dan solusisolusi
umum yang
dibutuhkan. Bahasannya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user
sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Dokumen RD terkadang dipakai
sebagai Request for a Proposal (RFP) ketika user menawarkan proyeknya kepada
pemborong/kontraktor luar. Tim Proyek (PT) hanya dapat memulai proyeknya
setelah menerim dokumen RD yang akurat. Dalam hal ini manajemen proyek akan
langsung dimulai setelah dokumen RD terlengkapi. Tetapi bagaimanapun juga
dokumen RD yang ditulis oleh user biasanya belum terlalu lengkap untuk membuat
suatu perkiraan dan pengembangan.
Terdapat
alasan-alasan yang cukup sederhana untuk hal diatas. User mungkin kurang begitu
tahu hal-hal apa saja yang dapat dilakukan ole h komputer, dan sehingga hal ini
membuat
dokumen RD tidak
menentu tujuan pembuatannya. User sendiri bahkan tidak bias menerangkan
kebutuhan apa saja yang diperlukan secara tepat. Sebagai contoh, tentang ‘Analogi
Rumah’. Bagaimana jika user menginginkan tenda yang lebih besar dengan
penerangan yang baik ? Maka dapat dikatakan, keinginan user tersebut tidak
sesuai dengan house technology. Dalam hal ini kita juga menghadapi masalah
untuk berkomunikasi. Orang-orang non teknis tidak dapat diharapkan untuk mempe
lajari bahasa komputer dalam kaitannya untuk menyampaikan dan menerangkan
kebutuhan-kebutuhan mereka kepada Computer Analyst. Semua hal tersebut
tergantung dengan tim proyek untuk memperhatikan dan menyelesaikan
masalah-masalah yang dikemukakan di atas. Kesimpulannya banyak waktu yang akan
dihabiskan untuk bekerja membantu user untuk dapat menghasilkan suatu dokumen
RD yang baik.
Berikut ini adalah bagian-bagian dari dokument
RD
1.
Pendahuluan
Identifikasilah
perusahaan (user) dan juga penjual dimana dokumen RD tersebut
ditujukan.
Beritahukan masalah-masalah yang perlu diselesaikan, latar belakangnya,
contoh-contoh
situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk
menanggulanginya,
dan lain -lain. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan penjual
kepada
perusahaan pemakai atau depatemen jika diperlukan, menggambarkan kulturnya,
lingkungannya,
dan bagaimana jalannya bisnis yang mereka lakukan.
2.
Tujuan Proyek
/Project Goals
Singkat
tentang mengapa diadakannya penga juan proposal untuk pengembangan
proyek.
Kekurangan-kekurangan utama dalam hal penggunaan waktu dan keuangan
dapat juga
disebutkan
3.
Fungsi- fungsi
Utama / Major Function
Penjelasan
singkat tentang bagaimana sistem- sistem berfungsi berdasarkan
tujuan proyek
yang telah ditetapkan.
4.
General Outputs
Penggambaran
sederhana tentang informasi- informasi yang tersedia didalam
sistem.
5.
Informasi
masukkan yang umum ( general
information inputs )
(
Input- input tidak akan diberikan oleh pemekai/ user yang tidak berpengalaman
input- input
tersebut akan dipenuhi pada nantinya oleh analyst tersebut ).
Lihatlah
rincian/ list dari segala macam output diatas dan lihat apakah data input
sangat perlu/
penting untuk menghasilkan keluran. Ini adalah waktu yang tepat
untuk memastikan
apakah data- data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu
yang tepat pula.
6.
Performance/
Pekerjaan
Berapa
banyak transaksi yang harus diproses, berapa banyak data yang harus
disimpan ?.
Berapa frekuensi laporan- laporan yang harus dihasilkan, dll.
Jelaskan untuk
waktu rata- ratanya dan waktu maximumnya ( pada hari yang
paling sibuk/
jam sibuk )
7.
Pertumbuhan/
Growth
Ini
mungkinsulit untuk diketahui, tapi cobalah untuk mengkalkulasi
perkembangan
didalam bisnis dan menentukan berapa tahun lagi sistem masih
dapatb
diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau
angka
sebenarnya. Jika anda membuat sistem didalam fese- fase (lihat bab 10 ),
RD hanya
merupakan penggambaran dari fase1, dan bagian pertumbuhan/
perkembangan
dapat menggambarkan fungsi- fungsi tambahan didalam fasefase
selanjutnya.
8.
Pengoperasian
dan Lingkungan ( Operation and Environment )
Dimana
komputer akan ditempatkan, dimana terminal- terminal yang interactive
ditempatkan,
jika ada. Siapa saja yang akan menggunakannya. Dalam keadaan
baru darurat
seperti keadaan genting ( disengaja atau tidak disengaja ), atau
berapa lama
taahnnya kebutuhan- kebutuhan. Mungkin akan diperlukan suatu
keadaan dimana
semuanya dapat dibawa atau untuk keselamatan atau tindakan
keamanan fisik.
9.
Penggabungan,
interface (Compatibility, Interface).
Jelaskan
jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, terdapat alat-alat yang harus
disatukan atau
jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat
berjalan dengan komputer
yang ada, atau harus dapat diprogram didalam bahasa
yang spesifik,
semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.
10. Kepeercayaan, kegunaan ( Reliability,
Availability)
Kutip
pengaambaran waktu diantara kegagalan-kegaalan (Meantime Between
Failures/MTBF),
waktu untuk memeperbaiki (Mean time to Repair (MTTR) dan
persentase
tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur-manufaktur
menyatakan
penggambaran-penggambaran ini untuk haardware mereka.
Umumkan bahwa
tambahan waktu penggunaan jarang yang mencapai lebih dari
95%, jadi tidak
ada seorang pun yang dapat menjamin kegunaan yang lebih dari
itu.
11. Human Interface ( Kominikaasi Manusia
dan Komputer)
Rincikan
pengalaman-pengaalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan
komputer,
jelaskan bagaimana menangani sistem kepaada pamaki/user yang
baru. Ini hanya
penggabaran umum pada komunikasi manusia dan komputer :
sebbagai contoh,
sistem yang dijalankan dalam bentuk menu harus terdapt sistem
help yang
on-linee didalamnya, dan sebagainya.
12. Pengaaruh Keorganisasian ( Organization
Impact )
Departemen-depaartemen
apa yang akan sangat berpengaaruh dan seberapa jauh
cara kerja
mereka harus berubah. Baagaimana sistem yang baru dapat
berkomunikasi
dengan sistem manual yang ada.
13. Pemeliharaan dan Support ( Maaintenance
dan Support )
Jaminan-jaminan
yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana
caranya. Sebagai
contoh, penjelasan-penjelasan seperti : penjual akan
memperbaikisegala
masalah yang timbul denagn sistem tersebut dalam jangka
waktu 6 bulan
setelah pengiriman selama 24 jam.
14. Dokumentasi dan training (Documentation
dan Training)
Rinci
semua dokumen-dokumen umum dan / atau kursus yang dibutuhkan
Contoh : Penjual
harus menyediakan dokumen-dokumen untuk pemakai/user,
operator, dan
pemelihaaraan sistem, haruss menyediaakan training untuk
pegawai-pegawai
yang bekerja di pemrosesaan untuk dapat melakukan kerja
secaara benar
dan utuh.
15. Keuntungan -keuntungan ( Adavantages (
RFP only)
Jika
dokumen Rd adalah RFP dlaam situasi yang kompetitif, minta data dari
penjual yang
menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Mintaa data
yang relevan
dari penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek,
contoh-contoj
proyek yang sukses, dan referensi dimana anda dapat
menghubungi
peenjual tersebut ( pastiakn anda maasuk dalam urutan orangorang
yang masuk
dalammemori mereka)
16. Waktu dan Kondisi ( Terms and Conddition
( TS &CS) ( RFP only ))
Jelaskan
dasar-dasar penyeleksiaan, kapan dan bagaimana pemegang akan
diumumkan.
Tujuan dibuatnya dokumen kebutuhan sistem ini adalah
- Untuk menjelaskan cara kerja sistem. Dengan menggunakan dokumentasi kita dapat menjelaskan cara kerja sistem yang rumit dan panjang dalam waktu yang sangat singkat.
- Alat dalam merancang sistem informasi. Rancangan sistem informasi sebelum dikembangkan tidak dapat diingat semua oleh disainer. Kalaupun semuanya dapat diingat rancangan itupun perlu dikomunikasiskan kepada orang lain sebelum dikembangkan.
- Alat bagi auditor dalam mempelajari, mengevaluasi dan sekaligus mendokumentasikan pemahamannya terhadap sistem pengendalian internal kontrol klienny
- Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
Jenis Kebutuhan
- Kebutuhan Fungsional. Pertanyaan layanan sistem yang harus disediakan,bagaimana sistem berinteraksi pada input tertentu dan bagai mana perilaku sistem pada situasi tertentu.
- Kebutuhan Non-Fungsional Batasan Layanan atau fungsi yang ditawarkan sistem seperti batasan waktu, batasan pengembangan proses, standarisasi dll.
sumber : google.com
