Requirement Document ( Dokumen Kebutuhan )

Requirement Document ( Dokumen Kebutuhan )

Requirement Document (RD) yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan . Dokumen RD hendaknya jelas dan lengkap sehingga tim proyek (Project Team (PT)) dapat dengan mudah dan mengerti tentang masalah yang dihadapi oleh user dan juga dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut. Petunjuk pertama dapat berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh user dan tim proyek.

Dokumen RD menyatakan tentang masalah-masalah yang dihadapi user dan solusisolusi

umum yang dibutuhkan. Bahasannya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Dokumen RD terkadang dipakai sebagai Request for a Proposal (RFP) ketika user menawarkan proyeknya kepada pemborong/kontraktor luar. Tim Proyek (PT) hanya dapat memulai proyeknya setelah menerim dokumen RD yang akurat. Dalam hal ini manajemen proyek akan langsung dimulai setelah dokumen RD terlengkapi. Tetapi bagaimanapun juga dokumen RD yang ditulis oleh user biasanya belum terlalu lengkap untuk membuat suatu perkiraan dan pengembangan.

Terdapat alasan-alasan yang cukup sederhana untuk hal diatas. User mungkin kurang begitu tahu hal-hal apa saja yang dapat dilakukan ole h komputer, dan sehingga hal ini membuat

dokumen RD tidak menentu tujuan pembuatannya. User sendiri bahkan tidak bias menerangkan kebutuhan apa saja yang diperlukan secara tepat. Sebagai contoh, tentang ‘Analogi Rumah’. Bagaimana jika user menginginkan tenda yang lebih besar dengan penerangan yang baik ? Maka dapat dikatakan, keinginan user tersebut tidak sesuai dengan house technology. Dalam hal ini kita juga menghadapi masalah untuk berkomunikasi. Orang-orang non teknis tidak dapat diharapkan untuk mempe lajari bahasa komputer dalam kaitannya untuk menyampaikan dan menerangkan kebutuhan-kebutuhan mereka kepada Computer Analyst. Semua hal tersebut tergantung dengan tim proyek untuk memperhatikan dan menyelesaikan masalah-masalah yang dikemukakan di atas. Kesimpulannya banyak waktu yang akan dihabiskan untuk bekerja membantu user untuk dapat menghasilkan suatu dokumen RD yang baik.

 Berikut ini adalah bagian-bagian dari dokument RD

1.      Pendahuluan

Identifikasilah perusahaan (user) dan juga penjual dimana dokumen RD tersebut

ditujukan. Beritahukan masalah-masalah yang perlu diselesaikan, latar belakangnya,

contoh-contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk

menanggulanginya, dan lain -lain. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan penjual

kepada perusahaan pemakai atau depatemen jika diperlukan, menggambarkan kulturnya,

lingkungannya, dan bagaimana jalannya bisnis yang mereka lakukan.

2.      Tujuan Proyek /Project Goals

Singkat tentang mengapa diadakannya penga juan proposal untuk pengembangan

proyek. Kekurangan-kekurangan utama dalam hal penggunaan waktu dan keuangan

dapat juga disebutkan

3.      Fungsi- fungsi Utama / Major Function

Penjelasan singkat tentang bagaimana sistem- sistem berfungsi berdasarkan

tujuan proyek yang telah ditetapkan.

4.      General Outputs

Penggambaran sederhana tentang informasi- informasi yang tersedia didalam

sistem.

5.      Informasi masukkan yang umum ( general information inputs )

( Input- input tidak akan diberikan oleh pemekai/ user yang tidak berpengalaman

input- input tersebut akan dipenuhi pada nantinya oleh analyst tersebut ).

Lihatlah rincian/ list dari segala macam output diatas dan lihat apakah data input

sangat perlu/ penting untuk menghasilkan keluran. Ini adalah waktu yang tepat

untuk memastikan apakah data- data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu

yang tepat pula.

6.      Performance/ Pekerjaan

Berapa banyak transaksi yang harus diproses, berapa banyak data yang harus

disimpan ?. Berapa frekuensi laporan- laporan yang harus dihasilkan, dll.

Jelaskan untuk waktu rata- ratanya dan waktu maximumnya ( pada hari yang

paling sibuk/ jam sibuk )

7.      Pertumbuhan/ Growth

Ini mungkinsulit untuk diketahui, tapi cobalah untuk mengkalkulasi

perkembangan didalam bisnis dan menentukan berapa tahun lagi sistem masih

dapatb diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau

angka sebenarnya. Jika anda membuat sistem didalam fese- fase (lihat bab 10 ),

RD hanya merupakan penggambaran dari fase1, dan bagian pertumbuhan/

perkembangan dapat menggambarkan fungsi- fungsi tambahan didalam fasefase

selanjutnya.

8.      Pengoperasian dan Lingkungan ( Operation and Environment )

Dimana komputer akan ditempatkan, dimana terminal- terminal yang interactive

ditempatkan, jika ada. Siapa saja yang akan menggunakannya. Dalam keadaan

baru darurat seperti keadaan genting ( disengaja atau tidak disengaja ), atau

berapa lama taahnnya kebutuhan- kebutuhan. Mungkin akan diperlukan suatu

keadaan dimana semuanya dapat dibawa atau untuk keselamatan atau tindakan

keamanan fisik.

9.      Penggabungan, interface (Compatibility, Interface).

Jelaskan jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, terdapat alat-alat yang harus

disatukan atau jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat

berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram didalam bahasa

yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.

10.  Kepeercayaan, kegunaan ( Reliability, Availability)

Kutip pengaambaran waktu diantara kegagalan-kegaalan (Meantime Between

Failures/MTBF), waktu untuk memeperbaiki (Mean time to Repair (MTTR) dan

persentase tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur-manufaktur

menyatakan penggambaran-penggambaran ini untuk haardware mereka.

Umumkan bahwa tambahan waktu penggunaan jarang yang mencapai lebih dari

95%, jadi tidak ada seorang pun yang dapat menjamin kegunaan yang lebih dari

itu.

11.  Human Interface ( Kominikaasi Manusia dan Komputer)

Rincikan pengalaman-pengaalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan

komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kepaada pamaki/user yang

baru. Ini hanya penggabaran umum pada komunikasi manusia dan komputer :

sebbagai contoh, sistem yang dijalankan dalam bentuk menu harus terdapt sistem

help yang on-linee didalamnya, dan sebagainya.

12.  Pengaaruh Keorganisasian ( Organization Impact )

Departemen-depaartemen apa yang akan sangat berpengaaruh dan seberapa jauh

cara kerja mereka harus berubah. Baagaimana sistem yang baru dapat

berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.

13.  Pemeliharaan dan Support ( Maaintenance dan Support )

Jaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana

caranya. Sebagai contoh, penjelasan-penjelasan seperti : penjual akan

memperbaikisegala masalah yang timbul denagn sistem tersebut dalam jangka

waktu 6 bulan setelah pengiriman selama 24 jam.

14.  Dokumentasi dan training (Documentation dan Training)

Rinci semua dokumen-dokumen umum dan / atau kursus yang dibutuhkan

Contoh : Penjual harus menyediakan dokumen-dokumen untuk pemakai/user,

operator, dan pemelihaaraan sistem, haruss menyediaakan training untuk

pegawai-pegawai yang bekerja di pemrosesaan untuk dapat melakukan kerja

secaara benar dan utuh.

15.  Keuntungan -keuntungan ( Adavantages ( RFP only)

Jika dokumen Rd adalah RFP dlaam situasi yang kompetitif, minta data dari

penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Mintaa data

yang relevan dari penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek,

contoh-contoj proyek yang sukses, dan referensi dimana anda dapat

menghubungi peenjual tersebut ( pastiakn anda maasuk dalam urutan orangorang

yang masuk dalammemori mereka)

16.  Waktu dan Kondisi ( Terms and Conddition ( TS &CS) ( RFP only ))

Jelaskan dasar-dasar penyeleksiaan, kapan dan bagaimana pemegang akan

diumumkan.

Tujuan dibuatnya dokumen kebutuhan sistem ini adalah

• Untuk menjelaskan cara kerja sistem. Dengan menggunakan dokumentasi kita dapat menjelaskan cara kerja sistem yang rumit dan panjang dalam waktu yang sangat singkat.

•  Alat dalam merancang sistem informasi. Rancangan sistem informasi sebelum dikembangkan tidak dapat diingat semua oleh disainer. Kalaupun semuanya dapat diingat rancangan itupun perlu dikomunikasiskan kepada orang lain sebelum dikembangkan.

•  Alat bagi auditor dalam mempelajari, mengevaluasi dan sekaligus mendokumentasikan pemahamannya terhadap sistem pengendalian internal kontrol klienny

•  Dasar pengembangan sistem lebih lanjut  

Jenis Kebutuhan

• Kebutuhan Fungsional. Pertanyaan layanan sistem yang harus disediakan,bagaimana sistem berinteraksi pada input tertentu dan bagai mana perilaku sistem pada situasi tertentu.

• Kebutuhan Non-Fungsional Batasan Layanan atau fungsi yang ditawarkan sistem seperti batasan waktu, batasan pengembangan proses, standarisasi dll.

 sumber : google.com