Suplay Chain Management

Suplay Chain Management

Pengertian supply adalah sejumlah material yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap pakai dan ditatausahakan dalam buku perusahaan. Pengertian supply chain adalah sebuah proses bisnis dan informasi yang berulang yang menyediakan produk atau layanan dari pemasok melalui proses pembuatan dan pendistribusian kepada konsumen.  Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto supply chain adalah suatu tempat sistem organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan dari berbagai organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyalur barang tersebut.  Pengertian Manajemen adalah teknik atau seni untuk mengarahkan dan menggerakkan orang lain dalam rangka mencapai tujuan.

            Supply chain Management dapat didefinisikan sebagai sekumpulan aktifitas (dalam bentuk entitas/fasilitas) yang terlibat dalam proses transformasi dan distribusi barang mulai dari bahan baku paling awal dari alam sampai produk jadi pada konsumen akhir. Menyimak dari definisi ini, maka suatu supply chain terdiri dari perusahaan yang mengangkat bahan baku dari bumi/alam, perusahaan yang mentransformasikan bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau komponen, supplier bahan-bahan pendukung produk, perusahaan perakitan, distributor, dan retailer yang menjual barang tersebut ke konsumen akhir. Dengan definisi ini tidak jarang supply chain juga banyak diasosiasikan dengan suatu jaringan value adding activities. Keunggulan kompetitif dari SCM adalah bagaimana ia mampu me-manage aliran barang atau produk dalam suatu rantai supply. Dengan kata lain, model SCM mengaplikasikan bagaimana suatu jaringan kegiatan produksi dan distribusi dari suatu perusahaan dapat bekerja bersama-sama untuk memenuhi tuntutan konsumen.

Fungsi  manajemen yang utama adalah :merencanakan (Planing), yaitu merencanakan apa yang akan mereka lakukan, kemudian mengorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf (Staff) organisasi  mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (Directing) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (Control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.  

Tujuan supply chain manajemen berdasarkan definisi diatas adalah:

1. Supply chain manajemen menyangkut pertimbangan mengenai lokasi setiap fasilitas yang memiliki dampak terhadap aktivitas dan biaya dalam rangka memproduksi produk yang diinginkan pelanggan dari supplier dan pabrik hingga disimpan di gudang dan pendistribusiannya ke sentra penjualan.
2. Mencapai efisiensi aktivitas dan biaya seluruh sistem, total biaya sistem dari transportasi hingga distribusi persediaan bahan baku, proses kerja dan barang jadi.
3. penyerahan / pengiriman produk secara tepat waktu demi memuaskan konsumen
4.  mengurangi biaya
5.  meningkatkan segala hasil dari seluruh supply chain (bukan hanya satu perusahaan)
6. mengurangi waktu
7.  memusatkan kegiatan perencanaan dan distribusi

Tahapan Supply Chain Mencapai supply chain terintegrasi menurut terdiri dari beberapa tahapan, antara lain:

·         Baseline (Dasar). Posisi dari kebebasan fungsional yang lengkap di mana    masing-masing fungsi bisnis seperti produksi dan pembelian melakukan aktivitas mereka secara sendiri-sendiri dan terpisah dari fungsi bisnis yang lain.

·         Integrasi Fungsional.Perusahaan telah menyadari perlu sekurang-kurangnya    ada penggabungan antara fungsi-fungsi yang melakukan aktivitas hampir sama, misalnya antara bagian distribusi dan manajemen persediaan atau pembelian dengan pengendalian material.

·         Integrasi secara internal. Diperlukan pengadaan dan pelaksanaan perencanaan kerangka kerja end-to-end.

·         Integrasi secara eksternal. Integrasi supply chain yang sebenarnya dengan   konsep menghubungkan dan koordinasi yang dicapai pada Tahap3, yang diperluas dengan bagian supplier dan pelanggan.

Keuntungan menerapkan supply chain menurut Indrajit dan Djokopranoto adalah: 

                               I.            Mengurangi inventori barang. Inventori merupakan aset perusahaan yang berkisar antara 30%-40% sedangkan biaya penyimpanan barang berkisar 20%-40% dari nilai barang yang disimpan.   

                            II.            Menjamin kelancaran arus barang. Rangkaian perjalanan dari bahan baku sampai menjadi barang jadi dan diterima oleh pemakai/pelanggan merupakan suatu mata rantai yang panjang (chain) yang perlu dikelola dengan baik.

                         III.            Menjamin mutu. Jaminan mutu juga merupakan serangkaian mata rantai panjang yang harus dikelola dengan baik karena mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh proses produksi tetapi juga oleh mutu bahan mentahnya dan mutu keamanan dalam pengirimannya.

Supply Chain Management dan Teknologi Informasi

Konsep manajemen supply chain tidak dapat dipisahkan dari perkembangan teknologi informasi (TI). Bahkan kalau dilihat dari sejarahnya, justru kemajuan TI inilah yang melahirkan prinsip-prinsip dasar supply chain. Alasannya adalah karena pengintegrasian berbagai proses dan entitas bisnis di dalam manajamen supply chain adalah melakukan penggunaan bersama-sama terhadap informasi yang dimiliki dan dihasilkan oleh berbagai pihak. Secara umum, peranan TI di dalam manajemen supply chain dapat dilihat dari dua perspektif besar, yaitu perspektif teknis dan perspektif manajerial .    

1.      Perspektif Teknis

 Perspektif Teknis dilihat dari sisi teknis, ada dua fungsi dari teknologi informasi yang harus dipenuhi, yaitu fungsi penciptaan aspek-aspek yang harus dapat dilakukan oleh TI adalah sebagai berikut

·         TI harus mampu menjadi medium atau sarana untuk mengubah fakta-fakta atau kejadian-kejadian sehari-hari yang dijumpai dalam bisnis perusahaan ke dalam format data kuantitatif.   

·         Teknologi harus mampu mengubah data mentah yang telah dikumpulkannya tersebut menjadi informasi yang relevan bagi setiap penggunanya, yaitu manajemen, staf, konsumen, mitra bisnis, pemilik perusahaan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.   

·           Hasil dari pengambilan keputusan akan memberikan berbagai dampak langsung maupun tidak langsung terhadap kinerja bisnis perusahaan. TI mengolah informasi yang diperoleh dengan berbagai konteks organisasi yang ada menjadi sebuah knowledge yang dapat diakses oleh semua pihak di dalam perusahaan.   

·         Kumpulan dari knowledge yang diperoleh dan dipelajari selama perusahaan beroperasi akan menjadi bekal suatu kebijakan yang tidak ternilai harganya. 

Fungsi penyebaranTerhadap entitas fakta, data, informasi, knowledge tersebut TI   memiliki fungsi-fungsi yang berhubungan dengan aspek penyebaran sebagai berikut:     

·         Gathering. TI harus memiliki fasilitas-fasilitas yang mampu mengumpulkan entitas-entitas tersebut dan meletakkannya di dalam suatu media penyimpanan digital.?     

·         Organising. Untuk memudahkan pencarian terhadap entitas-entitas tersebut di kemudian hari, TI harus memiliki mekanisme dalam mengorganisasikan penyimpanan entitas-entitas tersebut ke dalam media penyimpanan.         

·          Selecting. TI harus menyediakan fasilitas untuk memudahkan pencarian dan pemilihan.  

·         Synthesizing. TI harus mampu memenuhi kebutuhan manager dalam hal menggabungkan beberapa entitas menjadi satu kesatuan yang terintegrasi.         

·         Distributing. TI harus mampu memiliki infrastruktur yang dapat menyalurkan berbagai entitas dari tempat penyimpanannya ke pihak-pihak yang membutuhkannya. 

 

2.      Perspektif Manajerial

Dilihat dari sisi bisnis manajerial, terutama dalam kaitannya dengan manajemen supply chain, ada tiga peranan yang diharapkan oleh perusahaan dari implementasi efektif sebuah TI, yaitu : 

·         Mengurangi resiko (minimize risks).Pada umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar perusahaan. Kehadiran TI selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko (managing risks) yang dihadapi sehari-hari.  2)     

·         Mengurangi biaya (minimize costs).Tawaran lain yang ditawarkan TI adalah perbaikan efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan.

Ada empat cara yang ditawarkan TI untuk mengurangi biaya-biaya yang seringkali dikeluarkan untuk kegiatan operasional sehari-hari, yaitu :  

·         Eliminasi proses. Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses yang dirasa tidak perlu (non value added process).    Ø 

·             Simplifikasi proses. Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen TI (basisdata dan aplikasi misalnya).    Ø   

·           Integrasi proses. TI juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga). Ø  

·             Otomatisasi proses. Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran lain untuk mempermudah perusahaan melaksanakan kegiatan operasionalnya sehari-hari dari TI.

Permasalahan yang biasa terjadi pada Supply Chain Management adalah :

       I.            Distribusi Konfigurasi Jaringan: Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas produksi, pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang dan pelanggan.

    II.            Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung, Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga.

 III.            Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan, inventaris dan transportasi dsb.

 IV.            Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang mentah, proses kerja, dan barang jadi.

    V.             Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar dana melewati entitas didalam rantai suplai.

Peralatan fungsional yang dimiliki sistem SCM adalah:

·         Demand management/forecasting
Perangkat peralatan dengan menggunakan teknik-teknik peramalan secara statistik. Perangkat ini dimaksudkan untuk mendapatkan hasil peramalan yang lebih akurat.

·         Advanced planning and scheduling
Suatu peralatan dalam rangka menciptakan taktik perencanaan, jangka menengah dan panjang berikut keputusan-keputusan menyangkut sumber yang harus diambil dalam rangka melengkapi jaringan supply

·         Transportation management
Suatu fungsi yang berkaitan dengan proses pendisitribusian produk dalam supply chain·

·          Distribution and deployment
Suatu alat perencanaan yang menyeimbangkan dan mengoptimalkan jaringan distribusi pada waktu yang diperlukan. Dalam hal ini, Vendor Managed Invetory dijadikan pertimbangan dalam rangka optimalisasi.

·         Production planning
Perencanaan produksi dan jadwal penjualan menggunakan taraf yang dinamis dan teknik yang optimal.

·         Available to-promise
Tanggapan yang cepat dengan mempertimbangkan alokasi, produksi dan kapasitas transportasi serta biaya dalam keseluruhan rantai supply .

·         Supply chain modeler
Perangkat dalam bentuk model yang dapat digunakan secara mudah guna mengarahkan serta mengontrol rantai supply. Melalui model ini, mekanisme kerja dari konsep supply chain dapat diamati.

·         Optimizer
The optimizer ibarat jantung dari sistem supply chain management. Dalamnya terkandung: linear & integer programming, non-linear programming, heuristics and genetic algorithm. Genetic algorithm adalah suatu computing technology yang mampu mencari serta menghasilkan solusi terbaik atas jutaan kemungkinan kombinasi atas setiap parameter yang digunakan